eFaktura B2B UT - unike kanalvalg til formidling av fakturaer mellom virksomheter

Fakturautsteder vil med en standard eFaktura B2B UT tjeneste kunne sende elektroniske faktura til sine fakturamottakere på en rimelig og effektiv måte.

Fakturamottaker slipper å ta stilling til hvilket dataformat den enkelte fakturamottaker ønsker å motta. Dette er meldingsformidleren sin kjernevirksomhet. Det eneste fakturautsteder og fakturamottaker må avklare, er fakturainnhold som bl.a. bruk av referanser. Det er heller ikke behov for å utarbeide bilaterale avtaler.

Fakturautsteder vil ikke bare nå de fakturamottakere som er kunder av Itella, men også nå dem via en rekke andre kanaler som inngår i tjenesten. Fakturautsteder går dermed mye bredere ut og vil ha betydelig større sannsynlighet for å kunne i møtekomme mottakers behov. Dette betyr at man vil få en raskere økning av det elektroniske volumet – noe som fører til at man oppnår raskere besparelser.

Med eFaktura B2B UT tjenesten kan man nå sine fakturamottakere via kanalene som omtales nedenfor:

Kundeintegrasjoner
Som fakturautsteder kan man raskt og kostnadsfritt nå alle fakturamottakere som har en kunde integrasjon mot Itella.

eRC
Fakturautstedere som er kunder av Itella kan gjøre sine elektroniske fakturaer tilgjengelige gjennom eRC. Dette muliggjør kostnadsfri nedlasting for fakturamottaker av både strukturerte data og image av selve fakturaen.

ePost
Som fakturautsteder kan man via Itellas ePost kanal nå alle de fakturamottakere som ønsker å motta bilde av fakturaen via ePost. Fakturautsteder kan velge å legge med en PDF av fakturaen eller kun sende med en link til et fakturahotell der fakturaen finnes som et bilde. Kunden mottar her altså ingen data, men kun en visningskopi av fakturaen.

Når fakturautsteder kun sender med en link vil visningskopien ligger trygt oppbevart i Itellas fakturahotell. Når fakturamottaker klikker på linken, må det oppgis en pinkode før visningskopien blir presentert på skjermen. Linken vil kun være gyldig i en viss periode. Lengden på denne perioden avtales i med fakturautsteder. Hvis linken ikke blir brukt i løpet av en forhåndsbestemt tid, vil Itella distribuere fakturaen til print, og fakturamottaker vil motta en papirfaktura.

Itella oversender også en rapport til fakturautsteder med oversikt over hvilke ePost som ikke har kommet frem til fakturamottaker som følge av feil ePost adresse.

Samtrafikk
Itella benytter seg av de metodene standard og tilpasset for utveksling av eFaktura B2B i samtrafikk med andre meldingsformidlere.  Metoden som velges, ved avtaleinngåelse mellom Itella og den aktuelle meldingsformidler/partner, gjøres på bakgrunn av hvilken forretningsmetode den andre meldingsformidleren bruker, da dette varierer fra land til land. I Norge er det bl.a. vanligst å bruke tilpassede metoder til motsetning fra Finland som kun bruker standard metode.

I den samtrafikksavtalen som Itella har inngått med andre meldingsformidlere, er det angitt hvilket dataformat dataene skal utveksles på. Dette er uavhengig av hvilken forretningsmetode som brukes for selve utvekslingen av data.

Før fakturautsteder (som er kunde av Itella) kan koble opp/sende elektronisk faktura til en ny fakturamottaker, må fakturautsteder forvisse seg om at Itella er koblet mot denne fakturamottakeren – enten direkte ved at fakturamottaker er kunde av Itella eller ved at fakturamottaker er kunde hos en annen meldingsformidler som Itella har etablert samtrafikk med.

Den enkleste måten å finne ut av dette på er at fakturautsteder spør fakturamottaker om hvilken meldingsformidler de benytter. Dersom de bruker en annen enn Itella, så må fakturamottaker finne ut om deres meldingsformidler har etablert samtrafikk med Itella. Er det ikke etablert noen samtrafikk, så må partene høre med sin meldingsformidler om dette kan etableres eller om det er andre mulige løsninger som kan vurderes for å få overført de elektroniske fakturaene til den gitte fakturamottaker.

Standard
Fakturautsteder må først forvisse seg om at Itella har registrert den aktuelle fakturamottaker i sitt lokale register slik at fakturamottaker kan nåes. Fakturautsteder må også ha hatt en dialog med fakturamottaker for å forvisse seg om hvilke krav fakturamottaker har til fakturainnhold (for eksempel hva som skal være referansedata). Fakturautsteder kan så endre status på fakturamottaker sitt kundekort i ERP-systemet slik at fakturamottaker vil være ”flagget” for å motta elektroniske faktura ved neste fakturering. Det er kostnadsfritt for fakturautsteder å ”koble opp” nye fakturamottakere.

Hvis fakturautsteder ønsker å koble på en fakturamottaker som ligger bak de meldingsformidlerne som Itella har 1-TIL-1 samtrafikk med, så må fakturautsteder i tillegg ha en eFaktura B2B 1-TIL-1 tjeneste.

Tilpasset
Det er ikke kostnadsfritt for fakturautsteder å ”koble opp” nye fakturamottakere, da dette er skreddersøm og mindre prosjekter.

Visningskopi: Fakturamottaker ønsker som regel en visningskopi av fakturaen for å få godkjent denne i sitt flyt-/fakturahåndteringssystem. En eFaktura B2B UT transaksjon består alltid av en datafil og en fil med visningskopi. Det er for øvrig opp til fakturamottaker om visningskopien ønskes brukt eller ikke.

Visningskopien kan fremskaffes på følgende måter:

  1. Itella utarbeider en layout basert på fakturautsteders grafiske retningslinjer. Når fakturautsteder sender sin fakturafil til Itella, så fyller Itella data inn i layouten. Dette vil da utgjøre visningskopien.
  2. Fakturautsteder utarbeider selv visningskopien og sender denne til Itella i sammen med tilhørende fakturafil. Visningskopi filene må være på formatet PDF eller TIFF.